Qualiopi : notre expertise et la simplification pour les organismes de formation

Qualiopi : un référentiel exigeant, une réponse adaptée

La certification Qualiopi est devenue incontournable pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, France Travail, régions...). Elle repose sur un référentiel national qualité de 32 indicateurs répartis sur 7 critères, couvrant l'ensemble du cycle de vie de la formation : information des publics, conception des prestations, adaptation aux bénéficiaires, moyens pédagogiques, qualification des personnels, inscription dans l'environnement professionnel, et collecte des appréciations.

Pour de nombreux organismes, la mise en conformité représente un défi administratif et organisationnel majeur. C'est là que notre expertise intervient.

Notre savoir-faire : une plateforme conçue pour Qualiopi

Notre solution 5pour100 / 5 intègre nativement un module Qualiopi complet, pensé par des professionnels de la formation pour des professionnels de la formation. Nous ne nous contentons pas de « cocher des cases » : nous structurons vos processus pour qu'ils deviennent des leviers de qualité réels.

Ce que nous couvrons, concrètement

| Domaine | Fonctionnalités clés | |---------|----------------------| | Organisme & certification | Identité, déclaration d'activité, numéro de certification, catégories (formation, bilan, VAE, apprentissage), référent handicap, référent réclamations | | Catalogue de formations | Fiches complètes (objectifs mesurables, prérequis, modalités, accessibilité, certification visée, tarifs), versioning et publication | | Sessions & planification | Capacités, créneaux (heures locales, fuseaux), formateurs affectés, liste d'attente, conflits de salle/formateur détectés | | Dossiers stagiaires | Candidatures, analyse du besoin, décision d'admission, inscription, convention, pièces, financement (OPCO, CPF, France Travail...), suivi financier | | Présences & émargement | Saisie par le formateur (fenêtre réglée), validation admin, correction motivée, historique horodaté, QR code en salle, feuille d'émargement générée (Contrats) | | Évaluations | Positionnement, à chaud, à froid (délai paramétrable), acquis — envoi automatique des liens, QR code de fin de session | | Réclamations & amélioration | Déclaration (stagiaire, entreprise, financeur...), traitement tracé, décision documentée, action corrective avec critère d'efficacité, clôture selon règle paramétrable | | Audits | Préparation (référentiel, échantillon auto/manuel), snapshot figé avec empreinte SHA-256, accès auditeurs journalisés, export ZIP (HTML, PDF, JSON, manifeste), constats externes | | Indicateurs & preuves | 32 indicateurs versionnés, état interne, responsable désigné, règles internes, preuves (document, observation, décision, événement, fichier) liées multi-indicateurs, examen humain, révision conservant la filiation | | Parcours spécifiques | Bilan de compétences (phases, synthèse confidentielle, accès tiers consentis), VAE (certification, blocs, décisions jury), Apprentissage (contrats, maître d'apprentissage, employeur, rupture/fin) | | Tableaux de bord & exports | Pilotage (remplissage, heures, CA par financeur, satisfaction, réussite, abandons), indicateurs résultats (ind. 2), BPF pré-rempli, export sessions EDOF |

La simplification pour les utilisateurs et les organismes

### Pour l'équipe administrative

• Zéro double saisie : une inscription alimente automatiquement la convention, le financement, les présences, les évaluations, le certificat.
• Workflows guidés : chaque étape (candidature → analyse → admission → inscription → convention → présence → évaluation → certificat) propose la action suivante logique.
• Alertes & relances : conventions non signées, pièces manquantes, paiements dus, évaluations à envoyer — tout apparaît dans « Aujourd'hui » avec un bouton d'envoi direct.
• Documents générés : conventions, feuilles d'émargement, certificats (modèle ministère du Travail), attestations — à partir de modèles Contrats, avec signature électronique (Documenso) et horodatage.

### Pour les formateurs

• Espace dédié : ils ne voient que leurs sessions affectées, pendant leur période de validité.
• Présences simplifiées : saisie sur mobile/tablette dans la fenêtre autorisée (ex. 30 min avant → 48 h après), QR code pour les stagiaires, validation une fois par créneau.
• Évaluations : liens prêts à l'emploi, pas de gestion technique.
• Visio intégrée : Cal Video, Google Meet, FaceTime — le lien est dans l'invitation agenda.

### Pour les stagiaires / bénéficiaires

• Espace personnel : conventions à signer, pièces à déposer, présences, évaluations, certificats, tout en un lieu.
• Accès tiers contrôlés : entreprise, financeur, tuteur — périmètres choisis (suivi, présences, documents, livret, synthèse), durée limitée, consentement du bénéficiaire tracé pour la synthèse.

### Pour la direction / qualité

• Vue d'ensemble temps réel : taux de remplissage des sessions, heures réalisées, CA facturé/encaissé par financeur, satisfaction, réussite, abandons.
• Réferentiel vivant : version « proposition » suggérée depuis le profil d'activité, validation qualité tracée, audits figés inaltérables (empreinte SHA-256).
• Preuves organisées : chaque preuve (document, observation, décision, événement, fichier déposé dans 5) est liée aux indicateurs concernés, versionnée, examinée par un humain, révisable sans perte d'historique.
• Export audit clé en main : ZIP complet (index HTML, synthèse PDF, manifeste JSON, pièces vérifiées) prêt pour l'auditeur.

Pourquoi choisir notre accompagnement ?

1. Expertise métier : le module a été construit avec des organismes certifiés, des consultants Qualiopi et des auditeurs. Il respecte la logique du référentiel, pas seulement sa lettre.
2. Conformité native : pas de bricolage, pas d'export/import entre outils. Tout est dans la même plateforme (annuaire, contrats, agenda, mails, paiements, stocks, RH, sites web...).
3. Évolutif : nouvelles versions du référentiel, nouveaux indicateurs, nouvelles catégories (apprentissage, VAE, bilan) — les mises à jour sont déployées pour tous.
4. Souveraineté des données : vos données restent chez vous, exportables à tout moment (JSON complet), même après désactivation du module.
5. Support humain : l'équipe « 5pour100 » connaît le référentiel et vous répond en français, sans jargon.

Prêt à simplifier votre Qualiopi ?

Que vous soyez en phase de préparation initiale, de surveillance, de renouvellement ou simplement en quête d'outils plus fluides au quotidien, notre plateforme s'adapte à votre maturité.

Étapes recommandées :

1. Diagnostic : nous passons en revue vos 32 indicateurs actuels (état, preuves, responsables).
2. Paramétrage : organisme, certification, référentiel, types d'absence, modèles de convention/émargement, seuils d'alerte.
3. Import : reprise de vos formations, sessions, stagiaires, financeurs depuis Lucie ou CSV (simulation d'abord, puis import tracé).
4. Formation courte : 1 à 2 sessions pour l'admin, les formateurs, la direction.
5. Lancement : première session gérée de bout en bout, premier audit préparé ensemble.

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Vous avez des questions ? Contactez-nous pour une démo personnalisée ou un échange sur votre situation actuelle. La conformité Qualiopi ne doit pas être une charge — c'est un levier de qualité et de confiance pour vos financeurs et vos stagiaires. Avec les bons outils, elle devient naturelle.