Avant / Après : supprimer les doubles saisies dans une PME finistérienne

Avant / Après : supprimer les doubles saisies dans une PME finistérienne

Cas type, anonymisé. Aucun client n'est nommé ; les volumes sont décrits qualitativement, sans chiffre inventé.

Une entreprise industrielle du Finistère — bureau, atelier, quelques commerciaux — avait « tout sur Excel », plus un logiciel de devis, plus un outil de facturation, plus la messagerie pour les relances. Chaque commande vivait trois vies : le tableur du commercial, le fichier de l'atelier, la facture.

Avant

Les symptômes étaient classiques :

• la même commande saisie deux ou trois fois ;
• un écart entre « ce qui est vendu » et « ce qui est produit » ;
• un dirigeant qui recoupe le soir, parce qu'il ne fait confiance à aucun des trois fichiers ;
• un nouvel outil proposé chaque année pour « relier le tout ».

L'architecture, dessinée sans fard :

``` [Commercial] --> tableur devis [Atelier] --> tableur planning [Compta] --> logiciel factures \ | / +--- e-mails et copies ---+ ```

Trois sources de vérité. Aucune.

Après

On n'a pas ajouté de plateforme. On a choisi une source pour la commande, et on a retiré les copies. Le devis devient la commande ; l'atelier lit le même dossier ; la facture en hérite. Les tableurs restants sont des extractions, pas des originaux.

``` [Commercial] \ [Atelier] --> [Dossier commande unique] --> [Facture] [Direction] / ```

Ce qui a changé n'est pas « le digital ». C'est la règle : on ne saisit plus deux fois. Tout le reste (droits, sauvegarde, formation d'une heure) suit cette règle.

Ce qu'on n'a pas fait

• Pas de projet de 18 mois.
• Pas de refonte « data lake ».
• Pas d'IA pour « extraire les e-mails » alors que le problème était la copie manuelle.

Une direction technologique externalisée sert surtout à cela : dire non aux ajouts, et tenir la simplification. Si ce schéma ressemble au vôtre, une Journée Direction (950 € HT) permet de le redessiner sur place.

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Et maintenant. Une Journée Direction (950 € HT, forfait unique, sans engagement) suffit souvent à clarifier le prochain pas. 5pour100 n'empile pas d'outils : on simplifie, on décide, on reste.